C.01.02.a. La Presentación de las Cuentas Anuales

ÍNDICE

01. ¿Quién debe presentarlas?

02. ¿Dónde se presentan?

03. ¿Cuál es el plazo para presentarlas?

04. ¿Cómo deben presentarse?

05. ¿Cuáles son las Cuentas Anuales?

06. ¿En qué consiste el Balance?

07. ¿En qué consiste la Cuenta de Pérdidas y Ganancias?

07.01. ¿En qué consiste el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto?

07.02. ¿En qué consiste el Estado de Flujos de Efectivo?

08. ¿En qué consiste la Memoria?

09. ¿En qué consiste el Informe de Gestión?

10. ¿Quiénes pueden presentar las Cuentas Anuales abreviadas?

11. ¿Cuál es el plazo para aprobar las Cuentas?

12. ¿Cuáles son los documentos que han de entregarse para la presentación de las Cuentas Anuales?

13. ¿Cómo se presentan las Cuentas a Depósito?

14. ¿Qué ocurre si las Cuentas Anuales presentan algún defecto?

15. ¿Qué ocurre si incumplimos la obligación del Depósito?

16. ¿Se pueden presentar las cuentas anuales por procedimientos telemáticos?

17. Normativa aplicable

 

DESARROLLO

01. ¿Quién debe presentarlas?

 

Deben presentar obligatoriamente cuentas anuales las Sociedades Anónimas (ver MEMOFicha A.01.04), incluidas las Laborales (ver MEMOFicha A.01.07), las Sociedades Limitadas (ver MEMOFicha A.01.02) y las Sociedades Comanditarias por Acciones (ver MEMOFicha A.01.05). Las Sociedades de Garantía Recíproca, Fondos de Pensiones y aquellos empresarios que se encuentren obligados legalmente.

 

Ahora bien, el Reglamento del Registro Mercantil admite la posibilidad de que los sujetos inscritos en el Registro Mercantil y no obligados al depósito de las cuentas anuales depositen voluntariamente las cuentas, siempre que las mismas estén debidamente formuladas. Por lo tanto, las sociedades personalistas y el empresario individual inscritos en el Registro Mercantil pueden presentar sus cuentas para su depósito y publicación.

 

Las sociedades extranjeras con sucursales en España también han de depositar sus cuentas anuales en el Registro de la sucursal en que consten los datos relativos a la sociedad.

 

02. ¿Dónde se presentan?

 

En el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa (ver MEMOFicha B.03.02 para direcciones y teléfonos).

 

03. ¿Cuál es plazo para presentarlas?

 

Plazo máximo de un mes desde su aprobación.

 

El cómputo se realiza de fecha a fecha, incluyéndose los días inhábiles. Si en el mes del vencimiento no hubiera día equivalente, se entenderá que finaliza el último día del mes; si este último día fuere inhábil, el plazo se ampliará hasta el siguiente hábil.

 

Todo ello independientemente de si las cuentas anuales han sido aprobadas fuera de plazo, siempre el plazo debe computarse a partir de su aprobación.

 

El Registrador, aunque se le presenten las cuentas anuales fuera de plazo debe admitirlas, procediendo a su calificación y depósito, pero deberá advertir en la nota de despacho su depósito fuera de plazo.

 

04. ¿Cómo deben presentarse?

 

Tanto las cuentas como el informe de gestión deben estar firmadas por todos los administradores, y en el caso de que falte la firma de alguno de ellos debe indicarse la causa de su falta en todos y cada uno de los documentos en que no haya firmado.

 

Todas las cuentas deben ser redactadas con claridad y con precisión y deben reflejar fielmente la imagen del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

 

El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio, estado de flujos de efectivo y la memoria deben estar claramente identificados, es decir en ellos debe constar lo que son, la empresa a la que corresponden y el ejercicio al que se refieren.

 

Deben expresarse en euros.

 

La nueva Ley 11/2018 que reforma los artículos 44 y 49 del Código de Comercio, señala que las cuentas anuales deberán incluir, cuando proceda el estado de información no financiera. 

 

05. ¿Cuáles son las Cuentas Anuales?

 

• El Balance

• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias

• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

• Estado de Flujos de Efectivo

• La Memoria Anual

 

Además de estos documentos, las sociedades de capital deben preparar otros documentos e informes tales como el Informe de Gestión, la Propuesta de Aplicación de Resultados y, en su caso, el Informe de Auditoría.

 

06. ¿En qué consiste el Balance?

 

Comprende los bienes y derechos que integran el activo de la empresa y las obligaciones y los fondos propios que forman el pasivo de la misma, debidamente separados.

 

07. ¿En qué consiste la Cuenta de Pérdidas y Ganancias?

 

Comprende los ingresos y los gastos del ejercicio, debidamente separados y el resultado de la diferencia entre los mismos.

 

07.01. ¿En qué consiste el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto?

 

El estado de cambio en el patrimonio neto debe incorporar el resultado del ejercicio, las variaciones debidas a cambios de criterios contables, las correcciones de errores, y otros ajustes y variaciones de valor, incluidos aquellos derivados de cambios en el valor razonable, que deban imputarse en el patrimonio neto.

 

Se divide en dos partes:

 

- Estado de ingresos y gastos reconocidos

- Estado total de cambios en el patrimonio neto

 

07.02. ¿En qué consiste el Estado de Flujos de Efectivo?

 

Es un nuevo documento incorporado a las cuentas anuales que indicará los cobros y pagos realizados por la empresa, con el objetivo de informar acerca de los movimientos en el efectivo de la empresa durante el ejercicio.

 

08. ¿En qué consiste la Memoria?

 

Completa, amplia y comenta toda la información contenida en los restantes documentos que integran las cuentas anuales.

 

09. ¿En qué consiste el Informe de Gestión?

 

Contiene una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad.

 

Debe informar, asimismo, sobre los acontecimientos importantes para la sociedad ocurridos después del cierre del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad, las actividades en materia de I+D (investigación y desarrollo) y sobre adquisiciones de acciones propias.

 

10. ¿Quiénes pueden presentar las Cuentas Anuales?

 

Balance abreviado

 

Pueden presentar balance abreviado las sociedades si durante dos años consecutivos en la fecha del cierre del ejercicio cumple al menos dos de las circunstancias siguientes:

 

• Que el total de las partidas de activo no supere 2.850.000 €

• Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior a 5.700.000 €

• Que el número de trabajadores no sea superior a 50

 

No obstante, las sociedades que tienen valores admitidos a negociación en un mercado secundario oficial de un estado miembro de la Unión Europea no pueden formular balance abreviado.

 

En el primer ejercicio social desde la constitución, transformación o fusión de una sociedad, podrán formular balance abreviado si reúnen al menos dos de las tres circunstancias anteriores.

 

Cuando pueda formularse balance y estado de cambios en el patrimonio neto en modelo abreviado, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio.

 

Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada

 

Pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que por dos años consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de los años, al menos dos de las siguientes circunstancias:

 

• Que el total de las partidas de activo no supere 11.400.000 €

• Que el importe neto de su cifra anual de negocios sea inferior a 22.800.000 €

• Que el número de trabajadores no sea superior a 250

 

En el primer ejercicio social desde la constitución, transformación o fusión de una sociedad, podrán formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada si reúnen al menos dos de las tres circunstancias anteriores.

 

11. ¿Cuál es el plazo para aprobar las Cuentas?

 

La Junta General Ordinaria, dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente, debe aprobar las cuentas anuales.

 

12. ¿Cuáles son los documentos que han de entregarse para la presentación de las Cuentas Anuales?

 

1. SOLICITUD: El administrador o su representante debe suscribir la instancia o solicitud de presentación. A él se dirigirán las notificaciones y comunicaciones que se produjeren en el procedimiento de depósito y publicidad. Esta instancia se consigue en el Registro Mercantil

 

2. CERTIFICACIÓN DEL ACUERDO: Las cuentas anuales deben acompañarse de certificación del acuerdo del órgano social competente. La certificación debe contener necesariamente, los siguientes extremos:

 

- Trascripción del acuerdo en extracto o literalmente

- Debe constar la fecha y el sistema de aprobación del acta, salvo que los acuerdos se hayan consignado en acta notarial

- La fecha en que se expide la certificación

 

Por lo tanto, la certificación debe ser lo suficientemente expresiva para que el Registrador Mercantil pueda controlar el acto aprobatorio de las cuentas, tanto desde su perspectiva formal (regularidad) como de la sustantiva (validez).

 

Si las cuentas han sido formuladas de modo abreviado, se exige que se exprese en la certificación la causa de tal declaración, pero bastará que se indiquen los artículos que recogen estas causas, es decir los artículos 257, 258 y 261 de la Ley de Sociedades de Capital.

 

Asimismo, la certificación ha de contener los elementos necesarios y suficientes para identificar las cuentas que se adjuntan para su depósito.

 

Existen también a disposición del usuario, en el Registro Mercantil, modelos de la certificación.

 

3. CUENTAS ANUALES: Ya hemos visto cuáles son anteriormente

 

4. INFORME DE GESTIÓN: También hemos estudiado en qué consiste

 

5. INFORME DE AUDITORES. Las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser revisados por auditores de cuentas. Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado (ya hemos estudiado quiénes pueden presentar balance abreviado)

 

Ahora bien, en las sociedades que no estén obligadas a someter las cuentas anuales a verificación por un auditor, los accionistas que representen, al menos, el 5% del capital social podrán solicitar al Registro Mercantil del domicilio social que, con cargo a la sociedad, nombre a un auditor de cuentas para que efectúe la revisión de las cuentas anuales de un determinado ejercicio, siempre que no hubieran transcurrido tres meses a contar desde la fecha de cierre de dicho ejercicio.

 

Igualmente, una sociedad vendrá obligada a someter a auditoría sus cuentas anuales, cuando así lo acuerde el Juzgado competente, incluso en vía de jurisdicción voluntaria, si acoge la petición fundada de quien acredite un interés legítimo.

 

Las cuentas anuales deben incorporarse al informe de auditoría, por lo tanto, en el Registro Mercantil necesariamente se deberán depositar dos ejemplares de las cuentas: el ordinario y las que necesariamente han de estar integradas en el informe de auditoría.

 

El informe de auditores debe ir firmado por éstos, sin que quepa en este caso suplencia de la ausencia de la firma.

 

En el supuesto que la sociedad con carácter voluntario se haya sometido a una auditoría, en este supuesto, y sólo en este, no estará obligada al depósito del informe de auditoría en el Registro Mercantil.

 

13. ¿Cómo se presentan las Cuentas a Depósito?

 

Deben presentarse los documentos a los que hemos aludido en el apartado anterior. Se hará en documentos ya establecidos para el Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias (normales y abreviados), y cuyos originales proveen los Registros.

 

También hay modelos de Memoria normal o abreviada.

 

Debe asimismo abonarse la provisión para el Depósito de Cuentas. Esta provisión se pagará en la Caja del Registro, en efectivo o mediante talón conformado (en el caso de que la presentación de cuentas se haga a través de una gestoría, asesoría, etc).

 

La presentación puede hacerse yendo directamente al Registro o por correo.

 

Cuantía de las provisiones:

 

• TIPO de depósito A: 45,94 €

• TIPO de depósito B: 48,15 €

• TIPO de depósito C: +50,34 €

• TIPO de depósito D: + 52,55 €

• TIPO de depósito E: +54,76 €

 

Una vez depositadas las cuentas recibiremos en el domicilio que hemos puesto en la instancia una carta donde se nos comunica que hemos hecho el depósito de las cuentas y se nos envía la factura correspondiente al depósito.

 

14. ¿Qué ocurre si las Cuentas Anuales presentan algún defecto?

 

En el caso de que las Cuentas Anuales tengan algún defecto se nos comunicará por carta. En este caso, debemos ir al Registro personalmente para que nos indiquen cuál es el defecto, retirar los documentos donde haya los defectos y proceder a subsanarlos.

 

15. ¿Qué ocurre si incumplimos la obligación del Depósito?

 

El incumplimiento por los administradores de la obligación de depositar los documentos a que se refiere esta sección dará lugar a una doble reacción: el cierre registral y la imposición de sanciones a la sociedad por importe de 1.200,00 € a 60.000,00 €, según la dimensión de la sociedad infractora o para sociedades con un volumen de facturación superior a 6.000.000,00 €, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000,00 €.

 

El órgano encargado de la instrucción del expediente sancionador y de la imposición de la correspondiente sanción es el ICAC, con audiencia de los interesados y conforme a la Ley de Procedimiento Administrativo.

 

Estas infracciones prescriben a los tres años.

 

16. ¿Se pueden presentar las Cuentas Anuales por procedimientos telemáticos?

 

La Instrucción de 30 de diciembre de 1999 de la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre presentación de las Cuentas Anuales en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos regula su presentación.

 

17. Normativa aplicable

 

• Código de Comercio

 

• Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil

 

• Instrucción de 30 de diciembre de 1999 de la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos

 

• Ley 16/2007, de 4 de julio, de Reforma y Adaptación de la Legislación Mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea

 

• Real Decreto Legislativo 1/2010 por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de sociedades de Capital

 

• Ley 25/2011, de 1 de agosto, de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas

 

• Resolución de 28 de febrero de 2011 de la Dirección General de los Registros y del Notariado

• Ley 11/2018 de reforma del Código de Comercio, Sociedades de Capital y Auditoría de cuentas. 

 

Revisado el 17/09/2024